Una buena atención telefónica es clave para el beneficio de un negocio, eso es algo que hoy en día nadie pone en duda. No obstante, en el caso de pequeñas empresas y autónomos es muy difícil gestionar las llamadas recibidas de una forma eficaz. Vivimos en la era de Internet y muchos de nuestros potenciales clientes nos encuentran por la web, pero la mayoría de esas consultas suelen acabar en una llamada telefónica solicitando más información y aclarando dudas concretas que de otra forma no podría hacer. Hasta hace relativamente poco, si queríamos ofrecer una buena atención telefónica de nuestras llamadas era necesario comprar una centralita telefónica física, con la alta inversión que ello conllevaba. En la actualidad, existen sistemas de centralita virtual, gracias a los cuales la gestión se realiza en la nube sin necesidad de ninguna instalación.
¿Centralita física o centralita virtual?
A pesar de la evolución tecnológica que vivimos hoy en día todavía hay muchas empresas que disponen en sus oficinas de instalaciones de telefonía tradicional. Como veremos, no son las mismas prestaciones las que ofrecen un modelo y otro: una centralita física es solo el dispositivo a través del cual se realizan y reciben las llamadas y la inversión que hay que hacer para tenerla es elevada pues una vez instalada habrá que contratar un operador de telecomunicaciones para los servicios que necesite nuestro negocio. Por su parte, un proveedor de servicios de telefonía IP en la nube dispone de tecnología de voz por internet (voip) e integran a través de una cuota mensual servicios de centralita virtual, líneas telefónicas voip, tarifas planas especiales para empresas, acceso a Internet o servicios de call center para empresas.
¿Cuáles son las ventajas que me ofrece una centralita virtual?
Una Centralita Virtual sirve para administrar el servicio de telefonía de una empresa, mejorar su funcionamiento y ofrecer un mejor servicio al teléfono frente a clientes y colaboradores.
Lo más básico que permite una centralita virtual y que es imprescindible en toda empresa es atender varias llamadas a la vez. Ya sean 5 o 60 trabajadores, todos ellos podrán estar hablando al mismo tiempo con sus clientes. La centralita virtual permite crear una extensión para cada usuario. Esto se verá traducido en un mayor control, una mejor distribución de las llamadas y la posibilidad de transferir llamadas entre compañeros. El objetivo final es el de no perder llamadas. Si alguien llama no saltará ni el buzón de voz: la llamada pasará directamente a los teléfonos que se encuentren disponibles.
También permite a pequeñas y medianas empresas acceder a servicios de mensajería de llamadas en espera, marcación automática, chat o acceso remoto a conferencias. Además, contar con una centralita ayudará a mejorar la imagen de tu negocio dando la sensación de ser una empresa de mayor que puede hacer frente a las demandas del sector.
Ofrece un acceso rápido y sencillo del personal a las telecomunicaciones ya sea desde la oficina o desde casa. La única condición que se requiere es disponer de acceso a Internet, así tus trabajadores estarán disponibles a través de llamadas, mensajes, correo electrónico o chat instantáneo lo que aumentará la capacidad de respuesta con los clientes y podrás hacer frente a la demanda que existe hoy en día por parte del público: una respuesta inmediata.
Características de la Centralita Virtual
– Mensaje de bienvenida: al llamar a nuestra empresa sonará un mensaje de bienvenida indicando el nombre de la misma y cualquier otra información que se desee proporcionar.
– Gestión de agentes: este servicio puede ser configurado según las necesidades de cada empresa para conseguir el máximo rendimiento de la gestión de sus agentes. Para ello pone a disposición de las empresas el servicio multiring que consiste en que la llamada entrante llegue a diferentes usuarios o el servicio de cascada, la llamada irá “saltando” de unos usuarios a otros hasta que algún empleado la coja.
– Secretaría automática: esta opción permite a quien realiza la llamada seleccionar con qué departamento quiere hablar y envía la llamada a la persona adecuada.
– Cola de llamadas: con la centralita virtual no se perdería ninguna llamada en caso de que todos los trabajadores estuvieran ocupados si no que pasarían a una cola de espera. De este modo la empresa siempre se muestra en modo activo.
– Horarios: la centralita te dará la opción de programar diferentes acciones como realizar desvíos o enviar notificaciones mediante sms en base a un horario establecido.
– Locuciones: ofrecen la posibilidad de crear mensajes tanto para las llamadas entrantes (saludos previos antes de que la llamada sea atendida, repeticiones para mantener la llamada en espera) como para programar mensajes fuera de horario.
– Captación de llamadas telefónicas: con esta opción cualquier agente puede reclamar una llamada entrante que no esté siendo contestada.